Numéro d’autorisation trop long?

La mutualité socialiste a porté ses numéros d’autorisation de remboursement à 20 chiffres.

Le problème est le suivant : le protocole de tarification ne prévoit qu’une zone de 16 chiffres pour cette information. Par conséquent, ipharma bride actuellemnent la zone d’encodage de ce numéro à 16 caractères également.

Vous avez donc deux options :

  • attendre la prochaine mise-à-jour d’ipharma qui vous permettra d’enregistrer un nombre de 20 chiffres. (ipharma n’enverra que les 16 dernièrs caractères tant que le protocole n’aura pas été adapté. Ensuite, la totalité sera envoyée.)
  • encoder dès à présent les nouvelles autorisation en omettant les 4 premiers caractères. Néanmoins, dans ce cas vous devrez réencoder le numéro dans son intégralité lorsque le protocole de tarification sera adapté par l’APB.

Regrouper des institutions sous une “super-institution”

Pour diverses raisons, il vous est parfois imposé de créer une institution pour chaque patient d’un home ou d’un cpas. Pour un home de 100 résidents, cela représente 100 factures à sortir tous les mois!

Pour cette raison, nous avons créé la notion de “super-institution”. Une super-institution est une institution qui regroupe plusieurs institutions.

L’avantage principal est de pouvoir demander, en une seule opération,  la facturation de toutes les “institutions-filles”.

Voici comment procéder:

Dans la “Signalétique” , “Institutions“, commencez par créer votre super-institution comme une institution classique. ( inscrivez le nom que vous voulez donner à cette super-institution dans le champ “institution” et appuyez sur “créer”).

Ensuite, rappelez cette institution et allez dans l’onglet “Divers“, “Groupement”:

Cochez la case “Super Institution“, encodez un préfixe qui s’ajoutera aux noms des instutions filles dans le champ “Radical“et appuyez sur “Modifier” pour terminer. Votre super-institution est créée.

Maintenant, il suffit de relier chaque institutions-filles à cette super-institution. Cette opération est strictement analogue à celle qui lie un patient à une institution; dans la signalétique des institutions, recherchez le nom de votre super-institution dans le champ “Ascendant logique”.

Le travail préparatoire est terminé. Faites vos ventes aux noms des institutions filles comme à l’accoutumée.

Lorsque vous devrez sortir les factures, vous trouverez toutes les institutions-filles dans la liste des “Institutions / Home” du module de “Facturation”. Vous avez donc toujours la possibilité de facturer individuellement une ou plusieurs institutions-filles.  Vous remarquerez que ces institutions portent désormais le préfixe (radical) de la super-institution.
Vous trouverez également votre “Super-institution”; sélectionnez-la et appuyez sur “Facturer“. (attention, veillez bien à avoir réglé vos paramètres de remise avant!)

Une fenêtre intermédiaire apparaît :

“Non”, “Peut-être” et “Oui” vous sont proposés. Le “peut-être” n’est pas une boutade; il vous permet d’afficher la liste des institutions-filles concernées:

En répondant “oui”, toutes les factures vont être créées. Néanmoins, celles-ci ne s’afficheront pas automatiquement. Vous pourrez les ouvrir pour les imprimer en allant dans “factures éditées“.

Module d’alerte

Nous avons mis en place un module d’alerte (dès la M-à-J 581)


En cas de problème,  le symbole suivant apparaitra dans le coin supérieur gauche d’iPharma :

Cliquez sur ce symbole pour afficher la raison de cette alerte.

Rouge = problème; vert = tout va bien. Cas illustré:  le dernier backup est trop ancien.

Que signifient ces alertes?

Actuellement, il existe 4 types d’alerte:

  • Dernier backup : il est IMPÉRATIF de réaliser un backup sur une clef usb de manière QUOTIDIENNE. (cliquez ici pour savoir comment procéder)
    Si le dernier backup réalisé date de plus de 48 h, ipharma vous le signalera via le module d’alerte : la date du dernier backup apparaît en ROUGE.  Réalisez un backup pour faire taire le module d’alerte !
  • Clôture de caisse : les pharmacies qui doivent réaliser des clôtures de caisse verront le module d’alerte se déclencher lorsque la dernière clôture date de plus de 48h : la date de dernière clôture apparaît en ROUGE. Réalisez une clôture de caisse pour faire taire le module d’alerte.
  • “Database valide” et ” Database corrompue” : Ces deux tests vérifient l’intégrité de la base de données. Dès qu’un problème est détecté, ipharma le signale via le module d’alerte. Information apparaît en ROUGE. Vous devez le signaler par téléphone à iPharma dans les plus brefs délais. (0476 456 456) Laissez un message vocal à défaut de pouvoir nous joindre immédiatement svp.

Dans un premier temps, l’alarme “backup” est désactivée chez tout le monde. Dès le 24 juin (lendemain de la soirée d’information à Limont) , nous l’activerons partout.

Une case à cocher est présente devant chaque type d’alerte. Si vous décochez une case, l’alerte correspondante sera inactivée. Ces options de désactivation ne sont là que pour adapter le module d’alerte à vos besoins, pas pour faire taire une alerte qui vous concerne !
Par défaut, seules les alertes qui vous concernent seront cochées. Vous ne devez donc, en principe, PAS DECOCHER  ces cases. Si vous désactivez une alerte, ipharma ne pourra être tenu responsable d’une perte de données.

Afficher et imprimer le nombre de boîtes d’une spécialité sur autorisation déjà délivrées

Il est possible d’afficher et d’imprimer une liste reprenant les différentes délivrances d’une spécialité soumise à autorisation.

Depuis la “Signlétique”, “Patient”, cliquez sur l’onglet  “autorisation“.

Sélectionnez une autorisation et appuyez sur “Imprimer

La liste des exemplaires déjà délivrés s’affiche :

Si vous le désirez, vous pouvez l’imprimer en appuyant sur “Imprimer en A4”. Le document se présentera comme ceci :

Sélection multiple de lignes en statistiques

Dans le module statistique (et uniquement là pour le moment), il est possible de sélectionner plusieurs lignes afin de modifier leurs stock et/ou paramètre de stock simultanément.

La procédure est la même que dans windows, à savoir l’appui simultané sur la touche “CTRL”( ou “SHIFT”) de votre clavier et le clic droit de votre souris.

  • La combinaison :” CTRL + clic” permet de sélectionner des lignes non contigües.
  • La combinaison : “SHIFT + clic” permet de sélectionner des lignes contiguës. Cliquez sur la première ligne à sélectionner, puis “SHIFT + clic” sur la dernière ligne à sélectionner.

Tarification du mois de mai 2011

Ce mois-ci, vous remarquerez sans doute que beacoup d’ordonnances du début de l’année passent avec la tarification de mai 2011. C’est tout à fait normal; il s’agit de l’envoi, avec effet rétroactif, des ordonnances d’iode.

Notez que des ordonnances non remboursées mais contenant un laxatif, anti-douleur ou produit à base de calcium peuvent également s’y trouver. Vous ne devez rien faire de particulier.

Bonne journée

Activer le correcteur orthographique dans OpenOffice

Par défaut, la correction orthographique de OpenOffice.org ne fonctionne pas car aucun dictionnaire n’est présent.

1- Installation d’un dictionnaire

Il faut d’abord installer un dictionnaire linguistique : DicOOo.
Il faut  télécharger le fichier DicOOo.sxw

Ouvrir le fichier téléchargé et activer les macros de documents.
Sélectionner la langue française puis lancer DicOOo.

Pour les étapes suivantes (Dictionnaires orthographique, de césure, et de synonymes) on cliquera sur “récupérer la liste” puis on sélectionnera la langue souhaitée. Terminer le paramétrage de DicOOo puis redémarrer OpenOffice.

2- Paramétrage du dictionnaire

Dans OutilsOptionsParamètres linguistiqueslinguistique, on cochera toutes les cases de “Modules de langues disponibles” et “Dictionnaire de l’utilisateur“.

Mettre en surbrillance un des “Modules de langues disponibles” puis cliquer sur “éditer“. Choisir la langue (Si la langue souhaitée n’apparait pas, alors le dictionnaire n’a pas été correctement installé, revenir à l’étape 1) et enfin vérifier que toutes les cases sont cochées.
Valider les paramètres et redémarrer OOo, la correction doit fonctionner.

Sauvegarde quotidienne sur clef usb

Il est impératif d’effectuer une sauvegarde quotidienne de vos données sur une clef usb (ou disque dur externe/réseau).

Pourquoi?

  1. C’est une obligation légale
  2. C’est une obligation d’ipharma.

Le backup clef est le backup désigné par ipharma comme étant le plus valide et le plus sur;  ipharma n’engage sa responsabilité qu’en présence de ce backup  ou en présence de demande d’exécution de celui-ci.

Les backup automatiques par internet ne sont qu’une sécurité supplémentaire, mais en aucun cas une garantie.

Comment effectuer correctement son backup quotitiden ?

  1. Sur le poste “Serveur” introduisez la clef usb. Le serveur est reconnaissable à l’un de ces  logos dans le coin supérieur gauche d’ipharma : une “boule rouge” est présente sur le logo.
  2. Depuis le menu principal, cliquez sur “sauvegarde

  3. Si la clef a déjà été initialisée, passez à l’étape 4. Dans le cas contraire, le message suivant apparaît:


    Appuyez alors sur “OK”, puis sur “USB initialisation”. Suivez alors les instructions affichées à l’écran et appuyez sur “suivant” pour avancer au travers des 2 étapes.
    Clef initialisée” apparaît lorque l’opération s’est correctement déroulée.

  4. Cochez l’option “tarif”.

  5. Cochez l’option “Arrêter l’ordinateur à la fin du processus” si vous le désirez.
  6. Appuyez sur “OK” pour lancer la sauvegarde.

  7. Appuyez sur “OK” pour confirmer.

BON A SAVOIR :
Notez que les paramètres choisis pour un backup sont d’office réutilisés pour les backups suivants (extinction de l’ordinateur, compression, tarif,…). Au final, une fois la clef dans le serveur, il suffit d’appuyer successivement sur “sauvegarde”, “ok”, “ok”. Nous vous recommandons de demander l’extinction de l’ordinateur après la sauvegarde. De cette manière, vous pouvez quitter la pharmacie pendant que s’effectue le backup.

Il n’est pas techniquement nécessaire de retirer la clef usb. Elle peut très bien resté branché en permanence sur le serveur.

Si vous voulez retirer la clef usb après l’exécution du backup, veuillez éjecter le périphérique proprement (cfr documentation de votre système d’exploitation) ou éteindre l’ordinateur avant de l’enlever.

Changement d’adresse pour les commandes BELMEDIS

— Ceci ne concerne que les clients de Belmedis (anciennement Alpha-Repartion ou Aprophar) —

— Mise-à-jour : nous avons procédé à la modification de l’adresse ibotp de belmedis par mise à jour tarif (automatique) le 19 mai. Vous ne devez normalement plus faire cette modification. —

Nous venons d’être averti que, dès la semaine prochaine (16 mai),  il faudra passer vos commandes via cette nouvelle adresse IBOTP :

http://ibotp.belmedis.be/order/order.php


(aucun espace, tout en minuscule)


Faites donc la modification dès à présent.

Pour modifier cette adresse, allez dans “Signalétique“, “Fournisseur” et appelez  votre fournisseur (Alpha-Repartition ou Aprophar).

Allez dans l’onglet “internet” et remplacez l’adresse existante par la nouvelle (en rouge, ci-dessus).

Votre “User” et “Password” ne changent pas!

Appuyez sur “Modifier” pour enregistrer la modification.

Produits “Scholl …”

Il y a exactemente 2799 produits qui commencent par la référence “Scholl” à ce jour. Pourtant, si vous effectuez une recherche sur le mot “Scholl”, ipharma ne vous donnera aucun résultat. En effet, lorsqu’une recherche abouti à un nombre trop important de résultats, ipharma ne les affiche pas (imaginez le temps que prendrait d’afficher les résultats de la recherche : “espace e” !).

Vous devez donc préciser votre recherche en ajoutant quelques lettre supplémentaires.  Exemple : scholl phar…, scholl adapta…,

Voici une liste exhaustive des produits scholl disponibles à ce jour : ICI





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