Mode bureau

Le mode “bureau” (accessible en délivrance via “boutons optionnels”) est un mode d’encodage administratif.

Il permet de faire une vente sans modifier les stocks ni la caisse. L’ordonnance ou le crédit d’ordonnance sera enregistré. De même, en cas de facturation, la facture sera enregistrée.

Pour activer le mode bureau, cliquez sur le bouton “mode bureau” (via les boutons optionnels); le bouton “cloture avec ticket” change de couleur et devient “bureau avec ticket”.

Le ticket portera la mention “mode bureau”

FDD prescrit sous forme DCI

Pour créer une délivrance différée sous forme DCI, il suffit de “flaguer” comme DCI le produit à différer lors de la délivrance.

Le FDD mentionnera, en plus du produit choisi, la dénomination commune internationnale :

En scannant un tel FDD, vous arrivez à la boite de dialogue de recherche par DCI. La DCI étant déjà inscrite dans le champ de recherche, il vous suffit d’appuyer sur “ENTER” pour lancer la recherche par DCI. Ensuite, choisissez dans la liste proposée.

Si vous voulez délivrer  le générique choisi au départ (celui mentionné sur le FDD), il vous suffit d’appuyer sur “Annuler“. Cela vous évitera ainsi de devoir rechercher inutilement votre produit dans la liste.

Produit inconnu par iPharma ? : proposez la création d’un produit

Si un produit n’est pas encore connu d’iPharma, utiliser la fonction “Proposer la création d’un produit” depuis la Signalétique Spécialité.

Cette fonction offre plusieurs avantages par rapport à la création d’un produit propre.

En effet, si vous créez un produit propre, lorsque l’APB enverra ce produit en mise-à-jour, vous obtiendrez un doublon; votre cnk correspondra à deux produits. De plus, les statistiques de ventes seront uniquement disponibles sur le produit “non officiel”.

Complétez donc le formulaire qui apparaît suite à l’appui sur “Proposer la création d’un produit” :

Veillez bien à remplir TOUS les champs:

Les formulaires contenant des cnk folkloriques et des prix nuls ne seront pas pris en considération.

Dans “Productnaam”, vous pouvez recopier le libellé francophone. (nous le traduirons nous-même si besoin)
“Origine de l’information” : destiné à introduire le nom du labo ou du grossiste qui vous a fourni les informations.

Important!

Une fois tous le champs complétés, le bouton “OK” devient vert; appuyez dessus pour transmettre votre formulaire. Le produit sera instantanément utilisable dans votre officine.

Celui-ci sera également envoyé vers notre serveur de mise-à-jour du tarif. Le produit sera alors envoyé à tous les utilisateurs ipharma par mise-à-jour
Veuillez compter un délais d’exécution compris en 1 heure et une  semaine. (intervention humaine nécessaire).

Important!

Si jamais vous recevez le message “ce cnk existe déjà”, c’est très probablement que le laboratoire a demandé la création du produit mais pour une date future… Il n’est donc pas utilisable avant cette date. Bien que cela ne soit vraiment pas malin, cela arrive régulièrement. N’hésitez pas à vous plaindre auprès du laboratoire 😉

Important!

Sachez également que les mises-à-jour provenant de l’APB vous sont envoyées dès publications. Si un produit, ou une gamme de produits n’est pas connu d’ipharma, c’est que ces informations ne nous sont pas encore parvenues. (Soit la firme n’a pas donné à temps ces modifications à l’APB, soit l’APB ne les a pas encore publiées). Adressez-vous donc aux firmes ou à l’APB en cas de problème. Merci pour votre compréhension.

Afficher et imprimer son inventaire

Allez dans “Administration“, “Inventaire” :

Plusieures options vous sont offertes :

  • Modifiez la date de valorisation pour que votre stock soit valorisé avec les prix de la date souhaitée (très utile en janvier lorsqu’on souhaite sortir son inventaire du31 décembre). Choisissez ensuite le format dans lequel vous voulez sortir l’inventaire:
    • Le format A4 : imprimera directement l’entièreté de l’inventaire. Il ne sera pas possible de le visualiser avant l’impression ou de le sauvegarder sur l’ordinateur pour consultation ultérieure.
    • Le format Excel, OpenOffice est le format qui vous laissera le plus de latitude. (impression de la page de résumé uniquement, sauvegarde sur l’ordinateur, envois par mail à votre comptable, correction de l’une ou l’autre erreur,…)
    • Le format Html (aperçu) permet sa prévisualisation avant impression ainsi que l’enregistrement de l’inventaire sur l’ordinateur mais devra être imprimé dans sa totalité.
  • Dans le cadre “Paramètres” vous pouvez choisir de ne tenir compte que des produits avec cnk (produits APB) ou uniquement de vos produits maison (produits propres) ou de tous les produits.  La case “ignorer stocks supérieurs à 800“  vous permet de ne pas tenir compte des produits dont vous ne gérer pas le stock (et pour lesquels un stock de 999 a été attribué).
  • Choisissez le type de résumé  à obtenir:
    • par catégorie
    • par groupe forfaitaire

Pour lancer le calcul de l’inventaire, appuyez sur “OK

Vous l’ampleur de la tâche à réaliser, il est préférable de lancer l’inventaire depuis le serveur, en heure creuse et de ne pas y toucher pendant toute la durée de l’opération.

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Option avancée :

Par défaut, le stock utilisé pour réaliser l’inventaire est le stock actuel. Dans certain cas, il pourrait vous être nécessaire de ressortir l’inventaire que vous aviez il y a 6 mois. iPharma sauvegarde votre stock à chaque démarrage du serveur (depuis mars 2008). Utilisez le bouton “sélection d’une archive“, sélectionnez un fichier de la date désirée, appuyez sur “Ouvrir” puis lancer l’inventaire via le bouton “OK

Réimpression de bons de délivrances différées

On peut réimprimer les FDD de deux manières:

  • Délivrance: appeler le nom du patient en délivrance et appuyez sur “avec FDD

Vous obtenez la liste des FDD de votre patient. Pour imprimer un duplicata, sélectionnez-le et appuyez sur “Duplicata

Tarification des ordonnances

Important à savoir : les ordonnances qui sont bloquées dans l’ordonnancier ne seront pas traitées lors de la tarification ! (Med, Att, stop, Man : en savoir plus )

1. iPharma reprend automatiquement toutes les ordonnances non tarifiées jusqu’à la date désirée. Attention, le jour spécifié est exclus; pour tarifier jusqu’au 15, indiquez 16.

2. L’avant-projet est indispensable; il va vous indiquer les ordonnances qui seraient bloquées en tarification.

3. Une ordonnance signalée en échec ne part pas en tarification! Corrigez les problèmes et refaites un avant-projet jusqu’à disparition des échecs.
Veuillez notez  que les ordonnances signalées en échec sont néanmoins valorisées dans le relevé de tarification. Bien entendu, elles ne sont pas réclamées à votre office de tarification. Corrigez donc vos échecs pour que le total de votre relevé de tarification corresponde à la somme réellement réclamée à votre office de tarification.

4. Créez et envoyez la tarification; c’est fini !

Si vous pensez devoir appuyer sur le bouton “annuler la dernière période de tarification“, veuillez contacter iPharma avant ! (0476 456 456)

Tarification : ordonnance en échec ?

Important : une ordonnance en échec ne partira pas en tarification !

Lorsque vous lancé l’avant-projet de tarification, des échecs peuvent vous être signalés:

Il suffit de double-cliquer sur la ligne signalée en échec pour aboutir directement à l’ordonnance concernée dans l’ordonnancier.

Nous vous conseillons vivement de traiter tous les échecs; qu’ils concernent des ordonnances remboursées (sinon vous ne serez pas payé!), mais également s’ils concernent  des ordonnances non remboursées. En effet, d’un mois à l’autre, les échecs  vont s’accumuler  et vous perdrez en lisibilité.

Veuillez notez également que les ordonnances signalées en échec sont valorisées dans le relevé de tarification. Bien évidemment, vous ne toucherez pas cet argent tant que l’échec ne sera pas corrigé.

  • Si l’ordonnance ne doit pas partir en tarification, mettez la en “tarification manuelle” depuis l’ordonnancier; iPharma n’en tiendra plus compte et l’échec ne réapparaitra plus. 

    Warning!

    Notez bien qu’en mettant une ordonnance en tarification manuelle, vous ne serez jamais remboursé de votre ordonnance à moins de demander expressément une tarification manuelle à votre OT.
  • Si l’ordonnance doit vous être remboursée par la mutuelle, il faut corriger cet échec. Le cas le plus courant (illustré ci-dessus) est un “matricule patient non valide”.  Cela peut arriver lorsque l’ordonnance a été encodée sur base d’une attestation d’assuré social. Le cas le plus fréquent concerne les mutualités chrétiennes. Un matricule comporte TOUJOURS 13 caractères, mais les matricules des affiliés aux mutualités chrétiennes comportent un espace qu’il est important de respecter.

exemple : 800202 456M23 : 13 caractères en comptant l’espace.

Une fois que vos échecs sont corrigés, relancez un avant-projet. Si celui-ci est exempt d’échec, vous pouvez lancer la tarification. Sinon, c’est que vous en avez oublié…

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