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FAQ sur l’Archivage des ordonnances

Si vous ne voulez retenir qu’une seule chose :

Que faire si une ordonnance est signalée comme “non archivée” par votre office de tarification?

Appelez l’ordonnance dans l’ordonnancier et cliquez sur “Archiver/ RAOTD”.

Pour en savoir plus :

Qu’est-ce que l’archivage des ordonnances ?

C’est l’opération de conservation légale de 10 ans appliquées aux ordonnances électroniques. C’est donc l’équivalent des piles d’ordonnances papiers qui s’entassent dans votre cave. Notez bien que ce sont les fichiers numériques originaux qui sont envoyés pour archive; pas ce que vous encodez dans votre ordonnancier.

Toutes les ordonnances doivent-elles être archivées ?

Toutes les ordonnances électroniques, remboursées ou non, doivent être archivées. Une ordonnance manuscrite doit être archivée physiquement (comme vous le faites depuis des dizaines d’années), pas dans le RAOTD. Une ordonnance électronique contient toujours un RID dans la colonne “BEP”; une manuscrite ne contient jamais rien dans cette même colonne.

Où sont archivées ces ordonnances ?

Dans le RAOTD

Qu’est-ce que le RAOTD?

C’est un système (des serveurs dans le “cloud”) mis en place par les offices de tarification. En théorie, vous pourriez archiver vos ordonnances vous-même sur un support informatique. Mais pourriez-vous garantir leur intégrité pendant 10 ans ? Même en cas d’inondations, de problème techniques, vétusté, d’incendie, de vol,…)
En pratique, le RAOTD est incontournable et est bon marché vu les services rendus. De plus, ce système met à disposition des offices les ordonnances archivées. Tout comme les ordonnances papier étaient comparées par rapport à votre fichier de tarification, il en est de même pour les ordo électroniques.

L’archivage conditionne-t-il le remboursement de l’ordonnance?

Jusqu’il y a peu; non. Bien que cela soit légalement obligatoire depuis le début de Recip-e, l’absence de l’archive d’une ordonnance ne conditionnait pas le remboursement de celle-ci. Cependant, l’inami serre maintenant la visse. On pourrait vous refuser le remboursement si l’archive ne se fait pas correctement.

Combien de temps prend l’archivage ?

Indéterminé… Bien qu’iPharma envoie pour archive dès la cloture de la vente, il faut souvent plusieurs jours pour obtenir le statut “archivé” de la part du RAOTD.

L’archivage doit il être fait avant l’envoi de mon fichier de tarification ?

Non. Comme mentionné plus haut, il faut souvent plusieurs jours pour obtenir le statut d’archivage. A notre connaissance, il n’y a pas délais fixé.

Comment se passe en pratique l’archivage dans iPharma?

iPharma, dès la clôture d’une ordonnance électronique, lance la procédure d’archivage. Cela passe par le programme icarenet. Le fonctionnement de celui-ci conditionne donc le bon archivage. Jusqu’à obtention du statut “archivé” reçu de la part du RAOTD, iPharma essayera jusqu’à 10 fois d’archiver une ordonnance. Cela, à raison d’une tentative par jour.

Trucs et astuces pour les ordonnances dématérialisées (vidéo)

Voici un extrait du contenu de la soirée iPharma qui s’est tenu à Liège la semaine dernière.

Je vous y explique comment vous pouvez fluidifier votre manière de travailler avec les ordonnances électroniques.

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Petite précision : c’est le logo de la loupe qui active ou non la recherche et l’exécution automatique d’un RID lorsque vous scannez un produit. Si vous désactivez la loupe ou que vous masquez la side barre, vous repassez en mode “manuel”, comme avant.

Location de matériel

Un module permettant de gérer les appareils que vous louez à vos patients existent mais a pu échaper à votre connaissance.
Voici comment l’utiliser :

  1. Il faut dans un premier temps choisir le matériel destiné à la location en utilisant un produit existant et définir les paramètres de la location. Il peut s’agir du véritable cnk de l’appareil mais vous pouvez très bien créer un produit propre nommé “location aérosol” si vous voulez.

Une fois cette “fiche de référence” du produit à louer établie, il faut créer autant d’article à louer que nécessaire en utilisant le bouton “Créer”

Chaque fois que vous appuyerez sur “créer”, un nouvel onglet “Libr+++” apparait. Créez-en autant que vous avez d’appareil à louer.

Pour chaque article vous pouvez imprimer une étiquette d’identification à coller sur l’appareil. (Grandement recommandé)

Ensuite, en délivrance, appelez un patient et de scannez le code présent sur l’étiquette pour commencer la location.
S’il n’y a pas de patient, il n’est pas possible de commencer une location.
Attention, dès que l’article est scanné, iPharma considère qu’il est loué même s’il n’y a pas de clôture de vente.

Lorsque le patient rapportera l’article, il suffira de scanner à nouveau le code barre pour terminer la location.

Appli “Mes Médicaments”

L’application pour smartphone “Mes Médicaments”, éditée par l’INAMI est enfin disponible. Elle devrait rendre plus accessible la réservation des médicaments par les patients dans votre officine. Cela dit, le principe de réservation existait déjà depuis des mois sur le portail masante.be. La fonctionnalité avait été intégrée au sein d’iPharma en son temps. Peut-être que certains d’entre vous on pu voir “la cloche sonner” dans ipharma ces derniers mois. Plus de détails sur cette fonctionnalité dans cet article.

C’est sans doute le moment rêvé pour vous annoncer aussi que nous travaillons depuis un moment sur un module de réservation ultra-complet. Celui-ci permettra une parfaite traçabilité des réservations. “Réservation” au sens large puisqu’il sera question des produits à commander bien entendu, mais également des produits à mettre de côtés et des magistrales! L’accent sera mis également sur la communication avec le patient qui pourra voir en tant réel l’avancement de ses réservations. Je ne vous en dit pas plus pour le moment mais il nous tarde de pouvoir vous faire la démonstration…

Ci-dessous, la vidéo de présentation de l’appli de l’inami :

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Lien vers le site de l’inami et l’application : https://www.inami.fgov.be/fr/presse/Pages/application-mobile-patients-gerer-prescriptions-medicaments.aspx

Vaccination en pharmacie

Techniquement, plus rien ne limite le pharmacien qui a reçu la formation adéquate de vacciner en pharmacie. Le formulaire pour enregistrer la vaccination est disponible dans les e-form farmaflux (donc, près des autres formulaires d’encodage des tests covid).

Vous devrez vous enregistrer sur vaccinet avant d’encoder votre première vaccination. Toutes les informations sont disponibles via des liens dans l’e-form. Ceci est indépendant d’ipharma; nous ne saurons pas répondre à des questions que vous pourriez vous poser à ce niveau.

SI vous avez cet écran, veuillez suivre les indications affichées pour vous enregistrer sur vaccinet.

Important!

Pour l’instant, aucun honoraire n’a été défini mais les plus motivés d’entre-vous pour la vaccination peuvent déjà commencer.


Régularisation proactive des crédits d’ordonnances

Vous avez certainement déjà connu cette situation : vous demandez à un patient de faire prescrire une spécialité que vous lui avez très généreusement avancé. Le patient s’exécute mais, puisque le médecin lui dit qu’elle est disponible pour vous, il s’en contente et ne vous prévient pas. Résultat, votre crédit reste là un bon moment.

Il signifie que des apurements de crédits ordo sont réalisables sur base des ordonnances dématérialisées de vos patients.

Lors que vous cliquez sur ce bouton, ipharma vous affiche la fenêtre des crédits mais en prenant soin de n’afficher que les crédits qui sont régularisables dès maintenant.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Pendant les heures habituelles d’ouverture, ipharma va vérifier la présence d’ordonnances dématérialisées disponibles chez les patients pour lesquels une relation thérapeutique a été établie et qu’un crédit au prix mutuelle existe. (via encodage du numéro de la carte d’identité).

Quels sont les crédits concernés ?

iPharma établi une liste de vos crédits ordonnances de plus de 7 jours. Il donne priorité aux crédits portant sur les produits les plus chers. Bien entendu, seuls les patients pour lesquels une relation thérapeutique est établie seront “screenés”.
Afin de ne pas saturer les serveurs Recip-e, nous nous limitons à vérifier environ 8 patients par heure entre 8h00 et 19h00 (pour autant que Mycarenet soit connecté)
Nous insistons sur le fait que seuls les crédits de plus d’une semaine seront considérés comme “à rechercher”. En outre, plus un patient aura été “screené” sans pouvoir trouver d’ordonnance, plus iPharma espacera les tentatives.

Est-ce autorisé ?

En aucun cas iPharma ne régularisera automatiquement des crédits. En outre, il en va de votre responsabilité RGPD d’avertir votre patient. A vous d’être clair avec vos patients sur cette nécessité d’autorisation préalable. Vous lui avancez “exceptionnellement” un médicament soumis à ordonnance, il n’est donc pas illégitime que vous puissiez vous réserver le droit d’utiliser une ordonnance pour régulariser la situation au plus vite. En outre, rien ne vous empêche d’appeler le patient pour avoir son autorisation explicite avant d’apurer son crédit en son absence. Tout est affaire de consentement éclairé et de relation de confiance patient-pharmacien.

Autotest positif : nouveau code CTPC

Nous relayons ici un message provenant de l’APB :

Bonjour,

Cette semaine, le gouvernement a décidé d’apporter un ajustement à l’outil d’auto-évaluation.

Une option supplémentaire sera créée pour les personnes dont l’autotest est positif.

Ils peuvent alors également demander un code CTPC pour un test.

Normalement, un autotest ne peut être utilisé que pour les personnes asymptomatiques, par courtoisie ou pour mettre fin plus tôt à la quarantaine après un contact à haut risque.

Si l’autotest pour ces personnes asymptomatiques est positif, cela doit toujours être confirmé par un test PCR.

Dans la pratique, nous constatons aujourd’hui que de nombreuses personnes présentant des symptômes utilisent également des autotests.

Ce n’est pas l’intention, mais c’est la pratique.

Si les personnes symptomatiques ont un autotest positif, celui-ci peut également être confirmé par un test rapide en pharmacie.

Les règles restent les mêmes : 5 jours maximum de symptômes, pas d’enfants < 6 ans.

C’est ce qui se passe déjà aujourd’hui dans les pharmacies.

Les pharmaciens enregistrent ces personnes sous la rubrique “TP0110- patient symptomatique” ou demandent à la personne de remplir d’abord l’outil d’auto-évaluation et de s’enregistrer ensuite sous la rubrique “TP0120 patient symptomatique avec code CTPC de l’outil d’auto-évaluation”.

Le gouvernement a décidé hier que les pharmaciens devaient enregistrer ce cas sous le code “TP0600 : patient symptomatique avec autotest positif”.

Nous avons ajouté cette option aujourd’hui dans acceptation dans l’eform. (test Covid19 et à TP0110. Pas à TP0119 car ce test est également gratuit et doit être enregistré sous le CNK remboursé).

Nous le testerons demain.

Nous essaierons de le mettre en production le lundi 24/01.

J’enverrai un autre mail lorsque tout sera en production.

En outre, il y a également des problèmes de récupération des certificats pour les personnes sans NISS sur MaSanté si le patient entre un numéro de GSM différent de celui avec lequel le code CTPC a été créé par le médecin, dans le PLF, via l’outil d’auto-évaluation.

MaSanté ne veut pas résoudre ce problème.

Farmaflux a décidé de résoudre ce problème.

Le pharmacien verra un message d’erreur lorsqu’il saisira un autre numéro de GSM avec le message indiquant quel numéro doit être saisi et utilisé lors de la récupération du certificat.

Le pharmacien verra également apparaître, chaque fois après l’envoi, une pop-up indiquant comment récupérer le certificat.

Si NISS est rempli = avec eid et pin code ou itsme.

Si aucun NISS n’est rempli (code 00000000097) = avec code ctpc et numéro de GSM

En plus de cela, il y a également des problèmes avec MaSanté si le pharmacien entre un numéro de GSM qui a un caractère de plus ou de moins qu’un numéro GSM belge standard (l’Amérique n’a qu’un code de pays à 1 chiffre, aruba 3 etc. cela donne tous les problèmes).

Mvg

Barbara Verboven

Quoi de neuf dans les mises à jour 928 et 929

Les mises à jour 928 et 929 apportent de nouvelles améliorations au niveau de la dématérialisation.
Il faut nécessairement utiliser la side-bar. (barre latérale)

Mise à jour 928.

  • Vous pouvez sélectionner les prescriptions à imprimer en utilisant le bouton “Imprimante”
  • il est possible de trier les prescriptions en affichant les plus récentes ou celles qui périment en priorité via les flèches haut/bas.
  • Les mentions “New et stock insuffisant” sont indiquées directement sur les prescriptions.

Et dans la mise à jour 929 ?

  • Une icône “Rechercher” permet d’activer / désactiver l’exécution automatique d’une prescription.

iPharma permet maintenant d’exécuter une prescription électronique simplement en scannant un produit ayant une équivalence stricte.
Cependant, il arrive que le patient possède une prescription électronique et qu’il se présente avec une ordonnance papier pour la même référence à l’officine.
Pour éviter qu’ipharma ne recherche dans les prescriptions électroniques lorsque vous scannez un produit, cliquez sur la loupe.
Réalisez la même opération si vous devez pour une raison ou une autre mettre le produit en crédit ordonnance alors que le patient possède une prescription électronique.

Recherche activée
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